Provincie volgt Oss


De provincie stapt op termijn óók over op lichter papier. Dat antwoorden Gedeputeerde Staten op mijn schriftelijke vragen van 10 januari. Een eerder verzoek was nog tevergeefs.

Hieronder vragen en de antwoorden:

De SP-fractie heeft graag antwoord op de volgende vragen:

1. Bent u op de hoogte van de recente ontwikkelingen op het gebied van digitale archivering i.h.k.v. de Archiefwet en het voornemen van de gemeente Oss?

2. Hoever staat het met de digitalisering van het archief van de provincie Noord-Brabant?

3. Bent u bereid het voorbeeld van de gemeente Oss te volgen en de digitalisering van het archief zo in te richten dat op termijn een papieren archief overbodig is en een overstap naar lichter kopieer- en printpapier mogelijk is? Zo nee, waarom niet?

4. Zo ja, op welke termijn is deze overstap te realiseren en bent u bereid in dat geval over te stappen op milieuvriendelijker, lichter printpapier? Zo nee, waarom niet?

5. Hoeveel papier zou op jaarbasis bespaard worden en wat zou het milieuvoordeel zijn indien het provinciearchief gedigitaliseerd is en de provincie 80-grams papier inwisselt voor 75- of 70-grams kopieer- en printpapier?

GS beantwoorden deze vragen als volgt:

1. Wij zijn op de hoogte van de mogelijkheden die de Archiefwet 1995 biedt en de eisen die de wet stelt voor digitale archivering. Ook zijn wij op de hoogte van de ontwikkelingen naar een digitaal archief van de gemeente Oss.

2. Op dit moment wordt ongeveer 90% van de archiefbescheiden gedigitaliseerd. De gedigitaliseerde documenten kunnen daardoor vanaf iedere werkplek worden geraadpleegd. Het zijn met name de vertrouwelijke documenten die nu nog niet gedigitaliseerd worden.

3. Wij zijn graag bereid het voorbeeld van de gemeente Oss te volgen. In 2005 hebben wij ingestemd met het streefbeeld ‘Brabant de andere provincie’ waarin de realisatie van de elektronische provincie -waaronder het digitaal werken- staat beschreven.

4. Digitaal werken wordt in deze organisatie stapsgewijs mogelijk vanaf 2010. Op dat moment beschikt de provincie over de juist ingerichte systemen om een digitaal archief te realiseren overeenkomstig de eisen van de Archiefwet. Wanneer volledig digitaal gewerkt wordt willen wij voor intern gebruik overstappen op lichter printpapier. Bepaalde uitgaande stukken die niet digitaal verstuurd mogen worden zullen echter nog steeds op 80-grams archiefpapier geprint moeten worden, dit op grond van de Archiefwet 1995 en NEN-norm 2728.

5. In 2008 zijn ruim 11 miljoen A-4 vellen papier van 80 gram gebruikt. Bij gelijkblijvend papierverbruik kan bij digitaal werken voor 10 miljoen vellen gebruik gemaakt worden van lichter printpapier. Dit levert op jaarbasis een besparing van 50.000 kg aan papier op bij gebruik van 75 grams printpapier en van 100.000 kg bij gebruik van 70 grams printpapier.

De aanhouder wint soms…

Geef een reactie