Als het in Oss kan, kan de provincie het ook. De Archiefwet maakt het mogelijk overheidsarchieven te digitaliseren, zonder een papieren archief in stand te houden. Nu kan wel overgestapt worden op lichter papier.
Eerst maar het krantenbericht van vanochtend:
Gebruik lichter papier gemeente Oss nu wel binnen handbereik
De gemeente Oss mag papieren archiefstukken vervangen door digitale stukken. Dat maakte zij donderdag bekend.
Hiermee is Oss de eerste gemeente in Nederland. Tot op heden moesten de archiefstukken op papier bewaard worden. Dat staat in de Archiefwet.
Vorige maand vroeg het Brabants Dagblad milieuwethouder Hendrik Hoeksema al naar een eventuele overstap op lichter papier. Hij gaf toen aan dat, als de wet het mogelijk zou maken, de gemeente bereid was over te stappen op lichter papier. Dit papier zou milieuvriendelijker zijn dan het zwaardere papier dat gebruikt moest worden volgens de Archiefwet. Voor het lichte papier wordt minder houtvezel gebruikt. Er worden dus minder bomen voor gekapt.
De gemeente Oss kan vanaf nu een digitaal archief aanleggen. Voor het papier dat voor overige doeleinden gebruikt wordt, kan de overstap dus wellicht gemaakt worden. “Op dit moment loopt het contract bij de papierleverancier nog”, legt Hoeksema uit. “Dus nu kunnen we nog niet overstappen.”
In januari 2007 ontving de Gemeente Oss al toestemming om op termijn vernietigbare archiefbescheiden te vervangen voor digitale versies. De gemeente is vanaf dat moment meer processen gaan digitaliseren. “In de gemeente Oss lopen we ver vooruit op het gebied van digitalisering”, vertelt de milieuwethouder.
De wethouder gaf op het moment van gesprek aan dat hij ‘echt nog niet op de hoogte was van de nieuwe regelgeving’. “Maar het vervangen van papieren archiefstukken voor digitale is nu wel een aanleiding om te gaan praten over een overstap op lichter papier”, aldus milieuwethouder Hoeksema.
Vorig jaar april stelde ik al voor om ook provinciaal over te stappen (klik hier voor eerder blog), maar toen mocht het nog niet omdat het lichtere papier niet aan de NEN-norm uit de Archiefwet voldeed. Nu archiveren ook digitaal mag, is dat argument vervallen en staat niest meer de overstap op 75-, of zelfs 70-grams papier in de weg.
Nog maar eens vragen gesteld aan het College van Gedeputeerde Staten vandaag:
Geacht College,
Op 24 april stelde ik schriftelijke vragen over het mogelijke gebruik van 75-grams papier i.p.v. 80-grams. Zelfs 70-grams papier is in goede kwaliteit te verkrijgen. Dit spaart bomen door het lagere houtvezelgehalte.
Uw College antwoordde op 19 mei 2008:
“Op dit moment is het niet mogelijk 75-grams papier te verkrijgen dat voldoet aan de NEN 2728 norm. Deze norm is een van de eisen die de Archiefwet stelt aan het papier. De op de Archiefwet 1995 gebaseerde regeling Duurzaamheid archiefbescheiden geldt voor alle overheidsorganen, dus ook de provincie.”
Inmiddels is de Archiefwet zodanig gewijzigd dat voortaan ook een digitale opslag van archiefstukken volstaat. De gemeente Oss zal als eerste gemeente in Nederland overstappen op een gedigitaliseerd archief, waarna ook de overstap op lichter afdrukpapier gemaakt wordt.
De SP-fractie heeft graag antwoord op de volgende vragen:
- Bent u op de hoogte van de recente ontwikkelingen op het gebied van digitale archivering i.h.k.v. de Archiefwet en het voornemen van de gemeente Oss?
- Hoever staat het met de digitalisering van het archief van de provincie Noord-Brabant?
- Bent u bereid het voorbeeld van de gemeente Oss te volgen en de digitalisering van het archief zo in te richten dat op termijn een papieren archief overbodig is en een overstap naar lichter kopieer- en printpapier mogelijk is? Zo nee, waarom niet?
- Zo ja, op welke termijn is deze overstap te realiseren en bent u bereid in dat geval over te stappen op milieuvriendelijker, lichter printpapier? Zo nee, waarom niet?
- Hoeveel papier zou op jaarbasis bespaard worden en wat zou het milieuvoordeel zijn indien het provinciearchief gedigitaliseerd is en de provincie 80-grams papier inwisselt voor 75- of 70-grams kopieer- en printpapier?
Vriendelijke groet,
Ron van Zeeland
lid SP-fractie in Provinciale Staten van Noord-Brabant
Nu mag Gedeputeerde van Ecologie (Onno Hoes) zijn groene hart laten spreken in GS. Kan hij eens een groen punt scoren.
